Servicios de consultoría
Ofrecemos servicios de consultoría en Gestión Documental bajo una metodología que se enfoca en la implementación de las mejores prácticas internacionales y el conocimiento situacional en materia documental de cada organización, el proceso se ejecuta en cuatro etapas:
- Diagnóstico: Todas las empresas dependiendo de su actividad económica y sector en el que se encuentran tienen necesidades diferentes en el manejo de sus documentos. Actualmente se presentan fondos acumulados de gran volumen y sin criterio de manejo archivístico. Antes de aplicar instrumentos archivísticos, elaborar programas de gestión documental y aplicar tecnologías, es importante planificar las tareas que permitan llegar al objetivo para obtener los resultados esperados
- Definición de flujos de información: Los flujos de información nos permiten establecer de manera gráfica el desarrollo de cada actividad y la interrelación entre áreas; con esto se busca disminuir reprocesos de actividades, documentación, costos y tiempos de labor. Objetivos:
- Simplificar funciones.
- Definir roles y responsabilidades.
- Normalizar y estandarizar procesos claros de acuerdo con las necesidades organizacionales
- Gestión del cambio: La gestión del cambio apoya la ejecución de las estrategias sobre las formas de organizar los documentos, sus metodologías administrativas y la tecnología utilizada. Es transversal para todas las áreas de la empresa constituyéndose en el apoyo en todos los niveles de la empresa y la alta dirección. Objetivos:
- Enfrentar la diferencia generacional.
- La falta de recursos tecnológicos.
- Brecha de capacitación
- Migración al modelo de gestión del documento electrónico: El avance de las tecnologías y la variación en la forma de comunicación hace que los procesos de Gestión Documental se adapten a este nuevo esquema, convirtiéndose en un pilar estratégico para la incorporación de sistemas de información que generen agilidad y confiabilidad en la gestión de los documentos.
PRODUCTOS ESPECÍFICOS:
Adicionalmente y con el objetivo de dar cumplimiento a la normativa de gestión documental, las consultorías tienen algunos o todos los siguientes instrumentos como entregables:
- Política de Seguridad de la Información
- Conservación de Archivos
- Cuadro de clasificación Documental
- Políticas de Eliminación Documental
- Esquema de publicación de Información
- Inventario Documental Archivo Central
- Plan Institucional de Archivos - PINAR
- Política de Gestión Documental
- Programa de Gestión Documental - PGD
- Registro de Activos de Información
- Registro de Publicaciones
- Tablas de Retención Documental - TRD
- Tablas de Valoración Documental - TVD
- Transferencias Secundarias
- Índice de Información Clasificada y Reservada
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Fecha de publicación 22/07/2018
Última modificación 28/02/2020
Fecha de publicación 22/07/2018
Última modificación 28/02/2020