Servicios de consultoría


Ofrecemos servicios de consultoría en Gestión Documental bajo una metodología que se enfoca en la implementación de las mejores prácticas internacionales y el conocimiento situacional en materia documental de cada organización, el proceso se ejecuta en cuatro etapas: 

  1. Diagnóstico:  Todas las empresas dependiendo de su actividad económica y sector en el que se encuentran tienen necesidades diferentes en el manejo de sus documentos. Actualmente se presentan fondos acumulados de gran volumen y sin criterio de manejo archivístico.  Antes de aplicar instrumentos archivísticos, elaborar programas de gestión documental y aplicar tecnologías, es importante planificar las tareas que permitan llegar al objetivo para obtener los resultados esperados
     
  2. Definición de flujos de información: Los flujos de información nos permiten establecer de manera gráfica el desarrollo de cada actividad y la interrelación entre áreas; con esto se busca disminuir reprocesos de actividades, documentación, costos y tiempos de labor. Objetivos: 
    • Simplificar funciones.
    • Definir roles y responsabilidades.
    • Normalizar y estandarizar procesos claros de acuerdo con las necesidades organizacionales.
       
  3. Gestión del cambio: La gestión del cambio apoya la ejecución de las estrategias sobre las formas de organizar los documentos, sus metodologías administrativas y la tecnología utilizada. Es transversal para todas las áreas de la empresa constituyéndose en el apoyo en todos los niveles de la empresa y la alta dirección.  Objetivos: 
    • Enfrentar la diferencia generacional.
    • La falta de recursos tecnológicos.
    • Brecha de capacitación
       
  4. Migración al modelo de gestión del documento electrónico: El avance de las tecnologías y la variación en la forma de comunicación hace que los procesos de Gestión Documental se adapten a este nuevo esquema, convirtiéndose en un pilar estratégico para la incorporación de sistemas de información que generen agilidad y confiabilidad en la gestión de los documentos.
     

PRODUCTOS ESPECÍFICOS: 
Adicionalmente y con el objetivo de dar cumplimiento a la normativa de gestión documental, las consultorías tienen algunos o todos los siguientes instrumentos como entregables: 

  • Política de Seguridad de la Información 
  • Conservación de Archivos 
  • Cuadro de clasificación Documental 
  • Políticas de Eliminación Documental 
  • Esquema de publicación de Información 
  • Inventario Documental Archivo Central 
  • Plan Institucional de Archivos - PINAR 
  • Política de Gestión Documental 
  • Programa de Gestión Documental - PGD 
  • Registro de Activos de Información 
  • Registro de Publicaciones 
  • Tablas de Retención Documental - TRD
  • Tablas de Valoración Documental - TVD
  • Transferencias Secundarias 
  • Índice de Información Clasificada y Reservada 

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Fecha de publicación 22/07/2018
Última modificación 22/07/2018