Funciones y características


Gfiles se encuentra desarrollado sobre los siguientes conceptos que son la base de toda su funcionalidad: 
  • Almacenamiento: En que tipo de repositorio son almacenados los documentos con seguridad y velocidad. 
  • Recuperación: Opciones tecnológicas disponibles para la recuperación de documentos de forma rápida. 
  • Clasificación:  Asegurar que los documentos estén archivados siguiendo el esquema más apropiado. 
  • Seguridad:  Evitar la pérdida de documentos, la violación de la información o la destrucción no deseada. 
  • Custodia: La decisión de qué documentos conservar, cuánto tiempo y cuándo eliminarlos según el procedimiento. 
  • Distribución: Facilitar la distribución de documentos dentro de la organización y hacerlo de forma eficiente. 
  • Flujos de trabajo:  Automatización de procesos y con reglas para el flujo de los documentos y sus controles. 
  • Creación: Facilitar la colaboración para los casos en que varias personas participan en un documento o flujo.
  • Autenticación: Estándares para autenticación de tal forma que el sistema se integre naturalmente ala organización. 
  • Búsquedas: Utilizar las mejores y más avanzadas tecnologías para la búsqueda e indexación de documentos. 
FUNCIONALIDADES: 
  • Gestión de documentos (importación):  Permite importar diferentes tipos de documentos e imágenes que son soportados (PDF, TIFF, PNG, JPG) desde repositorios como Drive, carpetas en servidores, sincronización con un repositorio, etc. 
  • Gestión de documentos (clasificación): Permite definir plantillas de documentos directamente desde la interfaz del sistema. Distintos métodos de clasificación están disponibles: patrones textuales, anclajes de tipo imagen, comparación de similitud de texto, clasificación vía niveles de blanco.
  • Gestión de documentos (separación o fusión): Permite dividir un PDF en los distintos documentos que lo componen para poder clasificar página a página un PDF; permite también la función inversa: armar un PDF a partir de diferentes archivos PDF.
  • Gestión de documentos (códigos de barras): Tiene un componente para leer códigos de barras y códigos QR. De forma adicional permite la generación de códigos del mismo tipo que facilitan la gestión de radicados.  
  • Gestión de documentos (reconocimiento OCR): El sistema permite el reconocimiento del texto de documentos escaneados, de tal forma que se automatizan las funciones de registro de información  
  • Gestión de documentos (previsualización): El sistema permite previsualizar formatos comunes de documentos (pdf, jpg, tiff, etc) sin necesidad que los mismos sean descargados.
  • Gestión de documentos (exportar): Exportar documentos y metadatos en distintos formatos para que puedan ser visualizados o editados
  • Interoperabilidad (integración): Integración bajo CMIS. El propósito de la integración es que puedan capturarse documentos desde el sistema y se puedan compartir datos o elementos a otros sistemas.
  • Lectura de metadatos (por ubicación): Extracción de textos que se encuentren en coordenadas específicas del documento. Estas coordenadas se pueden definir de forma visual desde la interfaz del producto. Esta misma funcionalidad aplica para detectar firmas o sellos en un documento.
  • Lectura de metadatos (por expresiones): Es posible definir expresiones regulares que ayudan a encontrar el texto que cumple con cierto patrón (por ejemplo, una fecha) en cualquier lugar del documento.
  • Lectura de metadatos (por búsqueda de cadenas): Es posible extraer el texto que se encuentra entre dos cadenas de texto específicas. Este método permite buscar en cualquier lugar del documento.
  • Lectura de metadatos (consecutivos): Permite generar de forma automática números de paginación como metadatos para facilitar los procesos de radicación de entrada o registro de documentos.
  • Lectura de metadatos (web service):  Es posible realizar una conexión a través de web service para Athento permite conectar con aplicaciones de terceros vía web service para obtener datos sobre documentos desde otro sistema de información.
  • Lectura de metadatos (semántica): Permite la extracción de datos que permitan identificar información relevante de documentos (ejem. Ciudad de origen o entidades que remiten). 
  • Lectura de metadatos (email): Es posible obtener información proveniente de emails (remitente, destinatario, asunto, etc) de igual forma el contenido del mensaje puede ser identificado y procesado según la parametrización del sistema. 
  • Archivos más compactos: Por sus funcionalidades para la compresión de archivos se optimiza el uso del ancho de banda de internet y se incrementa la velocidad del sistema; adicionalmente permite parametrizar opciones como eliminar páginas en blanco o que ingresen invertidas. 
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN 
  • Idioma y regulación:  Disponible en español e inglés y adaptado a la normativa de países como Argentina, Chile, Perú, Panamá, Costa Rica, Ecuador y Colombia. 
  • Seguridad (usuarios, grupos y permisos): Funciona bajo un esquema de usuarios que se asocian a grupos y estos a su vez obtienen permisos en la parametrización que se realiza desde el panel de administración. Los permisos son asignados también de forma granular, es decir, incluso a nivel de flujo o documento. 
  • Seguridad (autenticación):  Integración nativa con los estándares de seguridad internacionales como Open ID (Google, Twitter, Facebook), LDAP y Active Directory.
  • Trabajo en grupo (colaboración): Permite la aprobación de documentos por uno o varios usuarios a la vez, control de versiones, así como la identificación de cambios hechos en documentos. Permite darle acceso a usuarios externos sin usuario en el sistema.  Permite la inserción de comentarios o notas sobre textos o imágenes.  Permite la generación de notificaciones para informar a los usuarios participantes sobre cambios en documentos. 
  • Operación sin conexión (sincronización): Permite radicar y editar documentos aún sin conexión a internet pues permite la sincronización desde la carpeta local que se ubica en el equipo del usuario. 
  • Gestión de documentos (auditoria): Permite mantener un registro sobre las modificaciones que haya tenido un documento, directamente desde la aplicación. 
  • Seguridad (auditoría): Cuenta con un Log del sistema que permite llevar un registro sobre todos los cambios se registran en el sistema como accesos, creaciones, eliminaciones, cambios o registros en el sistema, toda la información del Log puede ser consultada directamente en el panel del sistema. 
  • Gestión de documentos (búsquedas): Cuenta con herramientas de búsqueda que permiten realizar búsquedas contextuales, semánticas y todas las herramientas que los usuarios ya manejan en motores de búsqueda como Google o Bing. Adicionalmente la herramienta permite definir buscadores personalizados (ej. Buscador de facturas o de normatividad) con campos personalizados de acuerdo a las necesidades del usuario. 
  • Gestión de documentos (clasificación):  Permite la parametrización de tipos documentales con la definición de campos o metadatos específicos para complementar la información de documentos que se registren. 
  • Gestión de documentos (formatos):  El sistema soporta tipos de documentos en estándares internacionales: PDF, Word, tiff, etc. 
  • Gestión de documentos (firma):  El sistema incluye la integración de una funcionalidad para la firma digital para documentos PDF, sea que esta provenga de un sistema de firmado abierto o cerrado.
  • Gestión de documentos (personalización):  El sistema permite la personalización de la imagen corporativa tanto de documentos como de la interfaz de acceso a la plataforma para que los usuarios se sientan en un ambiente ameno y cercano. 
GESTIÓN DE PROCESOS Y FLUJOS DE TRABAJO 
  • Flujos de Trabajo (tipos):  La plataforma soporta flujos de trabajo del tipo en serie o paralelo, los cuales son parametrizables respecto a los campos asociados a los documentos que transitan en el proceso. 
  • Flujos de Trabajo (opciones): Tanto dentro de los flujos de trabajo estándar como en los parametrizados se pueden definir acciones como solicitar la revisión o aprobación de datos, adjuntar archivos a un documento, obtener información vía web service, etc. 
SEGURIDAD
  • Seguridad (encripción):  La plataforma cuenta con funcionalidades para encriptar documentos o el repositorio completo de toda la aplicación. 
  • Seguridad (copias de seguridad): El sistema permite parametrizar la gestión de copias de seguridad mensuales, semanales o diarias, que pueden ser descargadas o se puede configurar para que se descarguen en un repositorio específico.
  • Seguridad (acceso):  Permite la configuración de acceso vía SSL para evitar suplantación de sitios y vulnerabilidades de acceso por contraseñas.
  • Seguridad (usuarios y control de acceso):  La plataforma cuenta con un sistema de acceso que requiere el uso de usuarios y contraseñas, adicionalmente puede contar con funcionalidades adicionales como token en dispositivos móviles. 
INTEROPERABILIDAD E INTEGRACIÓN 
  • Interoperabilidad (API): El sistema dispone de un API REST para interconexión a través de HTTP / HTTPS. Esta API es el mecanismo para integrar el repositorio del sistema con aplicaciones de terceros, portales web y buses de integración. 
  • Interoperabilidad (código embebido): El sistema permite la inserción de código en lenguajes como html o java script de tal forma que se enriquezcan las experiencias de los usuarios.  
  • Interoperabilidad (CMIS): El sistema integra el estándar CMIS, el estándar que permite la integración con otras plataformas libres o propietarias reconocidas en el mercado.
  • Interoperabilidad (search): La plataforma integra las potentes funcionalidades de búsqueda de Google Elastic Search que garantizan resultados más acertados en los procesos de búsqueda de los usuarios

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Fecha de publicación 22/07/2018
Última modificación 22/07/2018