Preguntas Frecuentes (FAQ)

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Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿El administrador del software puede controlar el acceso a usuarios a los documentos con nuestro sistema de Gestión Documental Gfiles?

Sí, disponen de un control de acceso muy detallado; claves de acceso de usuario, registro de cada modificación de un documento.

Si por algo se caracteriza la Gestión Documental, es en que permite una seguridad total de sus documentos

¿Necesita nuestra entidad un software de gestión documental?

  • Mis usuarios dedican mucho tiempo en buscar un documento.
  • En su despacho, suele tener demasiados documentos físicos.
  • En su área de archivo, hay muchos documentos apilados.

Si alguna de estas situaciones se produce en su entidad con frecuencia, no dude en contactar a nuestro equipo de expertos  en Gestión Documental Gfiles.

¿Qué diferencia hay entre guardar los documentos en el disco duro de nuestro ordenador y administrarlos con nuestro software de Gestión Documental Gfiles?

Nuestros implementadores en Gestión Documental Gfiles llegan a la conclusión de  que al guardarlos en el disco duro su entidad llegara a tener miles de documentos dispersos, con nuestro software de Gestión Documental Gfiles le permite tener una “base de datos”. Eso supone una mejora considerable:

  • En la seguridad de sus archivos.
  • En la rapidez a la hora de encontrarlos.
  • En la posibilidad de realizar copias de seguridad de manera más sencilla en el registro de operaciones.
  • Con la Gestión Documental Gfiles su entidad contara con la herramienta más eficaz para organizar y localizar, de manera fácil y rápida cualquier documento o archivo.

¿Qué entidades necesitan la Gestión Documental?

  • Las entidades que lo van a instalar o las entidades que ya cuentan con un tipo de software similar.
  • Las entidades que manejan un número reducido de documentos e información, nuestro software Gestión Documental Gfiles puede resultarles muy útil, ya que se obtienen los mismos beneficios que una gran compañía, y a la larga dicha inversión siempre les resulta rentable.

¿Se ha preguntado si un software de Gestión Documental será rentable para mi entidad?, estamos seguros que sí.

¿Cuánto tiempo pierde buscando documentos?

¿Tiene que volver a generar el documento porque no los encuentra?

¿Dispone de una copia de seguridad fiable de todos sus documentos?

¿Necesita destinar un espacio concreto para archivar todos sus documentos ya sea físico o virtual?

¿Maneja a diario facturas, pedidos, nóminas…?

¿Pierde el tiempo archivándolos usted mismo?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa, no lo dude, nuestro software de Gestión Documental Gfiles será rentable para su empresa, maneje el volumen de clientes o peticiones que maneje.

¿Ventajas de la Gestión Documental?

En primer lugar:

  • Ahorro de espacio, no necesitas tener los documentos en papel, ya que hoy en día existe la nube.
  • Ahorro de tiempo, con nuestra solución puede localizar cualquier documento de forma inmediata.
  • Seguridad, Solo podrán acceder a tus documentos los usuarios que cuenten con privilegios, pues nuestro software de Gestión Documental Gfiles cuenta con claves de acceso y un registro para  saber quién y cuándo ha modificado o eliminado un documento.
  • Evitaremos que su entidad tenga los clásicos archivadores, y solo con unos “clic” puede acceder de manera fácil y rápida a los documentos que necesita.
  • Con nuestro software de Gestión Documental Gfiles, impedirás la pérdida de información por algún imprevisto, como incendio, robo…